O MEI (Microempreendedor Individual) emite nota fiscal de serviço pelo Emissor Nacional, no portal nfse.gov.br, com login gov.br, e a nota é obrigatória quando o cliente é uma empresa. Se o cliente for pessoa física, o Portal do Empreendedor diz que o MEI está dispensado. Venda de produto é outra nota, a NF-e, emitida pela Sefaz do estado. Este texto é informação geral, não aconselhamento contábil.
Qual nota o seu caso pede
O Portal do Empreendedor separa dois documentos. A NFS-e (Nota Fiscal de Serviços eletrônica) registra prestação de serviço. A NF-e (Nota Fiscal eletrônica) registra venda de produto e transporte entre cidades ou estados, e é emitida pela Sefaz (Secretaria da Fazenda) estadual.
Na prática, o MEI que faz design, manutenção, aulas, instalação ou outro serviço usa a NFS-e. Quem revende mercadoria usa a NF-e, e a regra de cada estado muda, então confirme na Sefaz do seu estado. O mesmo portal recomenda conferir com a prefeitura ou a Sefaz se a NF-e é permitida no seu caso.
Sobre a obrigação: segundo o portal, o MEI deve emitir NFS-e sempre que prestar serviço para pessoa jurídica, e fica dispensado quando o serviço é para pessoa física. Se o cliente pessoa física pedir a nota, nada impede de emitir.
O que separar antes de começar
- Conta gov.br com nível prata ou ouro. Segundo a Agência Sebrae, o representante legal precisa desse nível para entrar pelo gov.br.
- CNPJ do MEI ativo.
- A lista de serviços da Lei Complementar nº 116/2003, disponível no portal da NFS-e, para achar o código da sua atividade. O portal orienta digitar parte da palavra principal na busca.
- CPF ou CNPJ do cliente e o valor combinado.
Certificado digital não é obrigatório para emitir nota eletrônica, segundo o Portal do Empreendedor. A página de acesso do Emissor Nacional oferece três formas de entrar: usuário e senha, certificado digital ou conta gov.br.
Passo a passo no Emissor Nacional
Os nomes de menu abaixo vêm de um passo a passo da Agência Sebrae publicado em 2023. O portal pode ter mudado de layout desde então, por isso confira cada tela. A parte que vale em qualquer versão é a ordem das etapas.
- Abra nfse.gov.br/EmissorNacional e escolha o acesso por gov.br.
- No primeiro acesso, cadastre os dados da atividade econômica e da empresa que o sistema pede.
- Nas configurações, informe o e-mail e o telefone que vão aparecer na nota.
- No campo “Valor Aproximado dos Tributos”, a Agência Sebrae orienta marcar a opção “Não informar nenhum valor estimado para os tributos”.
- Escolha entre “Emissão Simplificada” e “Emissão Completa”. Na simplificada, você informa CPF ou CNPJ do cliente e o valor, e só usa serviços cadastrados como favoritos. A completa é exigida em alguns casos, como exportação de serviço e serviço cujo imposto municipal é devido no local do cliente.
- Revise tudo e confirme a emissão. O sistema gera a nota, que você envia ao cliente em PDF.
Para emitir mais rápido nas próximas vezes, cadastre seus serviços mais comuns em “Novo serviço favorito”. Segundo a Agência Sebrae, esse cadastro fica no aplicativo, que depende da configuração prévia pela versão web.
Quanto custa e quanto tempo leva
O Emissor Nacional não cobra pela emissão. O que você paga continua sendo o DAS mensal do MEI, que não muda com o número de notas. Veja os valores no nosso texto sobre MEI para vender online.
Na primeira vez, reserve algo como 15 a 30 minutos para achar a atividade na lista, configurar e testar. Depois, uma nota simples leva poucos minutos. É uma estimativa nossa, que depende de a sua conta gov.br já estar no nível exigido.
Venda de produto: o que muda
Quem vende em marketplace costuma ter a nota do produto tratada de forma diferente, porque cada plataforma tem as próprias regras para vendedor com CNPJ. A fonte oficial que consultamos não detalha a venda de produto para pessoa física, só o que está acima. Para saber se você deve emitir NF-e e como, a Sefaz do seu estado é quem decide. Ao montar o preço, some o seu tempo e os custos de emitir nota ao restante das despesas. O texto sobre como calcular o preço de venda mostra como fazer essa conta.
Quando o acesso ou a nota dá problema
- Não consegue entrar com gov.br: confira o nível da conta. Se for bronze, a Agência Sebrae informa que o acesso pelo gov.br exige prata ou ouro. A saída é elevar o nível ou usar outra forma de acesso do portal.
- Não acha a atividade: use outra palavra na lista de serviços da LC 116/2003. Se mesmo assim não aparecer, a prefeitura é o canal indicado pelo portal.
- Nota errada: a página oficial que consultamos não detalha o cancelamento, então não improvise. Procure os canais de atendimento do portal da NFS-e ou a prefeitura.
- Guarde as notas: o Portal do Empreendedor orienta o MEI a guardar as notas de compras e vendas por 5 anos, contados da emissão.
Perguntas frequentes
MEI é obrigado a emitir nota fiscal?
Para serviço prestado a empresa, sim. Para serviço a pessoa física, o Portal do Empreendedor diz que o MEI é dispensado. Venda de produto segue a regra da Sefaz do estado.
Preciso de certificado digital?
Não é obrigatório para emitir nota eletrônica, segundo o Portal do Empreendedor. Uma das formas de acesso do Emissor Nacional é a conta gov.br, desde que no nível exigido.
Quanto custa emitir nota pelo Emissor Nacional?
A emissão pelo portal não tem tarifa. O DAS mensal do MEI é cobrado de qualquer jeito.
O MEI pode emitir nota pelo celular?
Existe aplicativo do Emissor Nacional, segundo a Agência Sebrae, mas ele depende de uma configuração prévia na versão web. Confira na loja de aplicativos e no portal gov.br se a versão atual segue esse fluxo.
Onde confirmo as regras da minha cidade?
Na prefeitura, para NFS-e, e na Sefaz do estado, para NF-e. O portal do MEI reforça que cada uma tem procedimento próprio.
