Para colocar mensagem automática, use o app WhatsApp Business (o WhatsApp comum não tem esse recurso). Abra as ferramentas comerciais do app, ative a mensagem de saudação, que recebe quem escreve pela primeira vez, e a mensagem de ausência, que responde fora do seu horário. As respostas rápidas completam o conjunto, mas você dispara cada uma manualmente.
Quais são os três recursos de mensagem do app?
Segundo a página oficial do WhatsApp Business, o app gratuito traz três ferramentas para isso:
- Saudação: envia automaticamente uma mensagem de boas-vindas a quem começa uma conversa com a empresa.
- Mensagem de ausência: responde automaticamente às mensagens recebidas fora do seu horário de atendimento.
- Respostas rápidas: atalhos para mensagens que você envia com frequência, usados por você durante a conversa.
A diferença que mais pega iniciante: saudação e ausência saem sozinhas, as respostas rápidas não. Elas só economizam digitação.
Como configurar passo a passo?
Os menus mudam entre versões e entre iPhone e Android, então use os nomes abaixo como guia. Segundo guias de Canaltech e Tray, o caminho passa por Ferramentas (ou configurações e ferramentas comerciais, dependendo do aparelho).
- Atualize o perfil da empresa. Preencha horário de funcionamento, endereço e descrição. A mensagem de ausência “fora do horário” depende do horário cadastrado.
- Saudação: ative a chave, toque no ícone de lápis, escreva o texto e escolha quem recebe.
- Ausência: ative a chave, escreva o texto e escolha o período: sempre, em horário personalizado ou fora do horário comercial. Defina também os destinatários.
- Respostas rápidas: toque no sinal de mais, escreva o texto e crie um atalho que começa com “/”, como “/pix” ou “/prazo”.
- Teste com outro número. Mande uma mensagem de um celular que não seja o da loja e confira se a saudação chega, depois repita fora do horário para ver a ausência.
Quando a saudação é enviada?
Segundo guias consultados, a saudação sai quando o cliente escreve pela primeira vez ou volta depois de um período sem conversa, citado como 14 dias. Como esse prazo vem de fontes secundárias, vale testar no seu próprio app. A ausência, ao contrário, segue a agenda que você definir.
O que escrever nas mensagens?
Texto curto e útil. Na nossa avaliação, funciona melhor dizer quem você é, o que o cliente pode pedir e quando vai ter resposta. Exemplos:
- Saudação: “Olá! Aqui é a Loja Exemplo. Conte o que você procura (produto, tamanho ou cidade) que respondemos em ordem de chegada.”
- Ausência: “Estamos fora do horário. Atendemos de segunda a sexta, das 9h às 18h. Deixe sua mensagem que respondemos no próximo dia útil.”
Evite prometer prazo que você não cumpre. Se a mensagem diz “respondemos em 5 minutos” e o cliente espera uma hora, a automação piora a impressão. Uma das fontes sugere mensagens de ausência na faixa de 100 a 250 caracteres, mas isso é orientação, não regra do app.
Quais são os limites do app gratuito?
- Texto fixo. A mesma mensagem vai para todo mundo que cair na regra.
- Sem leitura do que o cliente escreveu. Não há resposta por palavra-chave nem fluxo de menu. Isso exige a plataforma de API do WhatsApp, normalmente contratada por meio de um parceiro, com custo.
- Respostas rápidas: há divergência entre fontes. A Wati fala em até 50 salvas, enquanto a Tray diz que não há limite. Confira no seu app.
Quais erros evitar?
- Deixar o horário do perfil desatualizado, o que faz a ausência disparar na hora errada.
- Usar o WhatsApp comum para a loja. Ele não tem saudação nem ausência nativas.
- Encher a saudação de links e promoções. Quem acabou de escrever quer ser reconhecido, não receber um catálogo.
- Esquecer de tirar a ausência de feriado depois que ele passa.
Onde o cliente encontra o seu WhatsApp?
A mensagem automática só ajuda se o cliente chegar até você. Para negócio local, o caminho mais comum é a busca do Google: quem pesquisa a loja vê o perfil, o telefone e as avaliações. Por isso, vale criar e verificar seu perfil no Google Maps e colocar ali o mesmo número do WhatsApp Business. Depois, peça avaliações no Google a quem já foi atendido, para que o primeiro contato comece com mais confiança.
Uma boa prática é combinar a saudação com o que o cliente provavelmente quer saber primeiro: endereço, horário e forma de pagamento. Assim você responde as três dúvidas mais comuns sem digitar nada e deixa o tempo de atendimento para as conversas que decidem a venda.
Para quem não serve?
Quem recebe dezenas de conversas por hora e precisa de fila, vários atendentes e relatórios deve olhar ferramentas de atendimento próprias, pois o app foi pensado para operação pequena. Se o seu canal principal é a loja online, veja também como vender pelo Instagram, que costuma mandar o cliente para o WhatsApp no fim da conversa.
Perguntas frequentes
O WhatsApp comum tem mensagem automática?
Não. Saudação e ausência são recursos do WhatsApp Business, um aplicativo separado e gratuito.
A mensagem de ausência funciona com o celular desligado?
As fontes consultadas não informam esse detalhe. Teste no seu aparelho antes de confiar nela fora do horário.
Dá para responder automaticamente por palavra-chave?
No app gratuito, não. A resposta por palavra-chave ou por robô depende da API do WhatsApp Business, contratada via parceiro.
Preciso de CNPJ para usar o WhatsApp Business?
As fontes abertas não tratam desse ponto. Confira os termos do WhatsApp antes de decidir.
